Про базы знаний

Раскрываем и упаковываем смыслы бизнеса через дизайн и разработку

Модуль для новых участников проекта Moverlab.ru о продуктах и их преимуществах. Если вы действующий участник этого проекта и не были знакомы с этой информацией ранее, просим вас ознакомиться с ней.

В чем преимущества собственной онлайн платформы перед различными облачными программными продуктами или сервисами с ежемесячной оплатой?

Вы получаете полный контроль над собственной платформой, где ваша команда может хранить в одном месте все корпоративные документы, инструкции, задания, учебные материалы, правила и прочее в неограниченном количестве.
У вас есть полный доступ к платформе и вы легко можете настраивать права доступа к определенным страницам определенных людей на просмотр, редактирование и создание нового контента. Новым сотрудникам и директорам, бухгалтерам и дизайнерам вряд ли понадобится одна и та же информация.
Вы получаете широкие возможности настройки платформы под потребности вашего бизнеса от создания неограниченного числа различных страниц и статей со множеством графических элементов до внедрения нужных вашей команде функций платформы.
Число пользователей вашей базы знаний может быть неограниченным.
В системе есть мощный поиск с удобными фильтрами. Каждый пользователь найдет нужную ему информацию.
Ваша база знаний дополняется системой обучения сотрудников (LMS), позволяющей отслеживать процесс ознакомления каждого сотрудника с представленной в базе информацией.
Отсутствуют ежемесячная абонентская плата за пользование системой.
Можно создать резервную копию всей информации. В наших облачных базах знаний производится ежедневное резервное копирование всей информации, которая хранится в зашифрованном виде. Даже в случае нарушения работы вашей основной базы знаний, мы всегда сможем восстановить актуальную информацию.
Все наши платформы адаптированы под мобильные устройства: планшеты, телефоны. Некоторые блоки в мобильной версии выглядят иначе, для удобства работы вашей команды.
Вы получаете техническую поддержку. Обязательной технической поддержки после создания базы знаний — нет. Любые дополнительные работы можно оплатить по факту. Если в процессе работы с базой знаний возникает какая-то техническая ошибка по нашей вине, то мы её устраняем абсолютно бесплатно.
Безопасность хранения данных: вся информация, в созданных нами базах знаний, надежно защищена сквозным шифрованием. Для доступа к базе знаний используется система разграничения прав доступа к информации. Вы лично выбираете сотрудников, которым предоставляются те или иные доступы к информации. На наших платформах используется система отслеживания IP-адресов, таким образом вы получите уведомление, если к вами подключиться кто-то посторонний.
При создании дизайна базы знаний мы учитываем ваш фирменный стиль и сферу деятельности и персонифицируем ваш проект под ваш бренд.
Простота администрирования: мы быстро обучаем ваших сотрудников работе с админ панелью, чтобы ваша команда могла актуализировать базу знаний и использовать ее в ежедневной работе. Простота использования базы знаний обеспечивает быструю масштабируемость.
Вы получаете удобный и интуитивно понятный интерфейс системы. Простой интерфейс и администрирование позволяют внедрить базу знаний в кратчайшие сроки.

При росте бизнеса наступает момент, когда документов, кейсов, рабочих материалов, инструкций и регламентов в компании становится слишком много. Бизнес опыт накапливается ежедневно, если не принять меры и не внедрить структурированное решение в виде единой централизованной базы знаний, то полезные ценные данные компании начнут создавать информационный бардак.

Откуда в компании появляется хаос?

1. Руководители и сотрудники заводят различные облачные хранилища для хранения корпоративных документов. Обычно для таких целей используются Google диск, Яндекс диск, Dropbox и т.д. Документы и информация в облачных хранилищах начинает копироваться сотрудниками и хаотично редактироваться. Так исходный бизнес контент искажается, а сотрудники используют в работе не актуальные или некорректные материалы. Все это приводит к ошибкам в работе и снижению продуктивности.

2. Сотрудники создают и хранят полезную корпоративную информацию на различных компьютерах в офисах и/или личных ноутбуках. Этот факт также создает неразбериху в бизнес-процессах, путаницу в документах компании и бардак в ежедневных оперативных делах.

3. Сотрудники используют флешки в работе, что увеличивает неразбериху в ценной информации компании, команда не понимает где что находится, как ориентироваться в информации и документах, постоянно происходит потеря рабочего времени на поиски нужной и корректной информации.

Как база знаний поможет решить этот вопрос? Внедрение базы знаний в бизнес помогает:

1. Сделать коллективные знания собственностью компании, а не отдельных ее сотрудников.
2. Увеличить конкурентоспособность за счет сохранения и накопления собственных корпоративных знаний.
3. В разы проще и быстрее управлять корпоративной информацией.
4. Оптимизировать бизнес-процессы, касающихся работы с информацией.
5. Упорядочить данные в едином рабочем пространстве.
6. Владельцу и руководителям направлений легко и быстро создавать, организовывать и публиковать нужный и единый для всей команды бизнес контент, ноу-хау и идеи.
7. Руководителю легко организовать подачу информации в удобном и структурированном виде для коллег, партнеров, клиентов.
8. Сгруппировать и структурировать все информационные потоки и каналы на единой онлайн площадке.
9. Не потеряться сотрудникам компании в лабиринтах облачных дисков и папок.
10. Хранить различную информацию: текстовые документы, презентации, аудио и видеоматериалы, а количество публикаций не ограничивается, что экономит бюджет компании на управлении знаниями.
11. В отличии от облачных хранилищ база знаний позволяет структурировать информацию по различным параметрам: тип документа, автор, продукт или проект, дата, теги, что упрощает работу над контентом владельцу компании и его сотрудникам.
12. Навести порядок в бизнесе, устранить хаос в потоке информации, систематизировать, сохранять и актуализировать все знания и весь опыт бизнеса и команды.
13. Команде и руководителям экономить время друг друга, не отвлекать от работы и не дергать лишний раз в поиске и получении нужной информации.
14. Всем сотрудникам легко ориентироваться в документах, не задавать лишних и раздражающих повторяющихся вопросов владельцу или руководителям компании, ответы на которые уже отражены в базе знаний.
15. Коллегам больше не задавать друг другу однотипных вопросов десятки раз, что экономит время на действительно важные дела.
16. Предоставить доступ каждому сотруднику к полезной информации в любое время 24/7 в режиме онлайн.
17. Экономить время сотрудников на поисках нужных документов и на копировании новых регламентов и материалов.
18. Каждому в команде легко и просто найти любую информацию в едином рабочем пространстве с помощью понятной навигации, тэгов, поиска по ключевым словам, внутренней поисковой системы и понятной структуры.
19. Найти наиболее подходящие статьи по запросу каждого пользователя, быстро выбрать оптимальный материал для работы здесь и сейчас, когда он так необходим.
20. Быстро актуализировать информацию о бизнес-процессах, планах продаж, весь полезный для компании и команды контент в едином информационном поле.
21. Сберечь тонны рабочих часов, которые могут пойти на новые проекты и необычные идеи.

Корпоративная база знаний компании это, прежде всего, эффективный инструмент для оптимизации менеджмента и повышения продуктивности.

В чем кроется проблема?

Создание, хранение и обновление корпоративных документов сотрудниками в облачных дисках, на разных компьютерах и флешках вызывает не только путаницу в рабочих материалах, но и хаос в координации действий всей команды. Без централизованной базы знаний сложно внедрить единую систему актуализации документов и обновления данных компании, очень трудно информировать команду об обновлениях в потоке информации. Без базы знаний у руководителей нет возможности одновременной и быстрой координации действий всех сотрудников компании, особенно, когда штат сотрудников разрастается.

Как база знаний поможет решить эту проблему? Внедрение базы знаний в бизнес помогает:

1. Просто и быстро актуализировать и обновлять единые для всех сотрудников данные, что помогает владельцу и команде ориентироваться в работе в режиме здесь и сейчас.
2. Руководителю освещать все внутренние события и важные мероприятия внутри компании в одном пространстве, что создает единое информационное поле для всей команды.
3. Координировать действия каждого сотрудника в режиме онлайн.
4. Создавать совместная работу команды с документами.
5. Работать с актуальными и едиными для всех коллег данными.
6. Централизованно обмениваться ценной информацией между всеми отделами, коллегами или партнерами компании.
7. Все накопленные знания команды актуализировать на одной платформе, что позволяет стандартизировать бизнес-процессы и рутинные процессы сотрудников.
8. Производить сбор, структурирование и хранение знаний, обеспечивает возможность обсуждений и совместной работы над статьями, что позволяет всей команде быть в курсе всех последних событий.
9. Адаптированная база знаний, работающая на любом мобильном, планшете и мониторе помогает более эффективно работать совместно.
10. Легко получать доступ к нужным данным в любом месте и в любой момент используя мобильную версию базы знаний.

В чем кроется проблема?

Основная боль владельца бизнеса или руководителей направлений — это обучение и адаптация новых сотрудников, так как этот процесс может сильно тормозить выполнение текущих задач бизнеса. Новый персонал постоянно задает друг другу и руководству однотипные вопросы десятки раз, что отвлекает действующих сотрудников, раздражает руководство, вносит хаос, срывая планы и задачи в выполнении ежедневной работы. Если для персонала не созданы условия удобного дистанционного обучения и быстрой адаптации в работу, то расширение или замена персонала становится головной болью владельца бизнеса. Отсюда же вытекает проблема траты длительного времени на обучение новичков и крайне низкая производительность труда первые 2-3 месяца работы. Действующие сотрудники также могут задавать друг другу и руководству однотипные вопросы десятки раз, порой они теряют свои навыки и утрачивают квалификацию. При увольнении сотрудники могут случайно или специально удалить нужные компании документы из личных облачных дисков. Более того, стандарты качества каждый сотрудник понимает по-своему, это приводит к тому, что сервис в компании хромает.

Как база знаний поможет решить эту проблему? Внедрение базы знаний в бизнес помогает:

1. Внедрить единые обучающие программы и системы тестирования персонала, это повысит качество сервиса и продукта в компании.
2. База знаний и система управления обучением становится настоящим онлайн университетом для сотрудников компании в формате 24/7 с доступом из любой точки мира, который поможет подготовить команду к работе в максимально быстрые сроки.
3. Управлять обучающим контентом. В отличие от файлообменников, корпоративная база знаний — это не просто свалка файлов, а хорошо организованная система обучения, где владелец бизнеса или руководители направлений сами управляют процессом обучения. Для старта обучения достаточно добавить сотрудников и назначить им учебные модули.
4. Система помогает создавать и хранить электронные курсы и проверочные тесты, обеспечивает учащимся доступ к ним и помогает владельцу оценивать результаты в режиме online.
5. Система автоматизирует всю самую скучную и монотонную работу: проверка тестов, сбор статистики и подготовка отчетов.
6. Обучить сотрудников, находящихся в разных городах, не выходя из собственного офиса или дома.
7. Экономить время и деньги на выездах тренеров, помогает выдерживать единые стандарты работы в отделах или филиалах, составлять индивидуальные планы развития и получать наглядную статистику успеваемости сотрудников.
8. База знаний для персонала становится удобным хранилищем учебных материалов — видеоуроков, лекций, презентаций, книг и курсов, кейсов, факапов доступ к которым можно получить с любого устройства в любой точке мира.
9. Создавать единую базу электронных курсов и учебных материалов. Такая корпоративная база — настоящий кладезь знаний компании. Благодаря ей бизнес сохраняет и наращивает внутреннюю экспертизу компании.
10. Существенно экономить ресурсы на обучении и адаптации новых сотрудников или партнеров (франчайзи).
11. Быстро адаптировать новых сотрудников в дистанционном режиме при необходимости.
12. Совместно работать с фрилансерами на различных проектах.
13. Уменьшить входящие запросы от команды. С помощью вопросов, на которые уже есть ответы в базе знаний, сотрудники сами найдут решение своей проблемы, сократив количество своих запросов.
14. Отвечать на простые, однотипные и повторяющиеся вопросы сотрудников.
15. Освободить сильных сотрудников и руководителей и позволяет им сосредоточиться на решении сложных проблем.
16. Электронные средства тестирования базы знаний облегчают контроль знаний, позволяют анализировать результаты, вести статистику по обучению персонала.
17. Внедрять и реализовывать систему дистанционного обучения сотрудников, помогает быстро создать онлайн офис для распределенной команды.
18. Создавать удобную и простую информационную корпоративную среду, помогающую команде эффективнее работать и быстрее получать нужный бизнесу результат.
19. Помогает менее опытным сотрудникам найти уже существующее описание способа решения какой-либо проблемы не отвлекая коллег от работы.
20. Помогает команде соблюдать единые стандарты качества, хранит живые примеры работ, кейсы, видеосеминары, видеозаписи и аудиозаписи успешных переговоров, разговоров с клиентами, с контрагентами. Хранит все то то, что наглядно задает стандарты качества работы. "Делай, как я" всегда работает лучше, чем "делай, как я сказал".
21. При внедрении базы знаний и правильном ее использовании неожиданный уход сотрудника не усложнит работу компании, завершение проекта или задач. Во-первых информация останется в компании, а во-вторых время на адаптацию и обучение нового сотрудника приближено к минимуму. В результате текущая работа, сроки исполнения по проектам и задачам не нарушаются.
22. Создавать единые точки доступа к информации в условиях территориальной и географической распределенности команды.
23. Наладить удаленную занятость в случае аутсорсинга или вынужденного отсутствия человека на рабочем месте.
24. Минимизировать зависимость данных от человеческого фактора, что способствует сохранению данных при кадровых перестановках.

Корпоративная база знаний сильно экономит время руководителя на обучение подчиненных. Получается тройной выигрыш:

1. Экономится время сотрудника, который обучается, он обучается быстрее.
2. Компания получает больше прибыли за счет того, что сотрудник обучается быстрее.
3. Компании требуется меньше управленческих ресурсов. Управленческие ресурсы обходятся компании обычно дороже всего.

В чем кроется проблема?

Если вы владелец франчайзинговой или филиальной сети, то без централизованной базы знаний вы потратите кучу времени на обучение своих партнеров и их сотрудников. Владельцу франчайзинговой сети приходится нанимать большой штат персонала в управляющую компанию и платить всем ЗП, чтобы те взаимодействовали с франчайзи и их сотрудниками. Каждый владелец франчайзинговой сети хочет максимально автоматизировать систему подключения и обучения партнеров к своей франшизе и их сотрудников. Информация по франшизе или сети для франчайзи и их сотрудников обновляется практически ежедневно, без единой площадки владельцу франшизы становится сложнее управлять точками и информационным потоком, отвечать на запросы партнеров и их команд. Владелец франшизы понимает, что если коллеги не будут обмениваться знаниями, компания и сеть не сможет развиваться и расти быстрее. Невозможно передать знания и опыт по франшизе в стандартном пакете PDF документов.

Как база знаний поможет решить эту проблему?

База знаний становится живой информационной средой для масштабирования бизнеса. Упаковка франшиз в виде набора красивых регламентов и презентаций в pdf-формате не является рабочим инструментом при взаимодействии с партнерами или франчайзи. Франшиза или филиальная сеть, как и любой бизнес — это живой организм, а значит все документы, регламенты, корпоративная информация актуализируются практически ежедневно. Благодаря внедрению базы знаний владелец франшизы получает только рабочие инструменты при масштабировании своего бизнеса, которые позволят освободить огромное количество времени на стратегическое управление франчайзинговой сетью.